Vertrauen und Technik – die Eckpfeiler in Krisenzeiten

Autorin: Marion Ketteler
Kategorie: Kanzleiführung
Lesedauer: 5 Minuten

Eigentlich hatte auch ich einen anderen Beitrag geplant.
Ich wollte Sie mitnehmen zu einem Blick hinter die Kulissen.
Wollte von meiner Arbeit erzählen, damit sich diejenigen ein Bild machen können, die noch nie mit mir gearbeitet haben. Es soll sie ja noch geben…

Aber: wen interessiert es gerade jetzt, wie ich vor Ort mit Ihnen arbeite, wenn Sie dort gar nicht sind?

Ich habe mir, wie die meisten auch, die Frage gestellt, womit ich Ihnen jetzt weiterhelfen kann.
Welche Informationen nützen Ihnen, was müssen Sie jetzt umsetzen, weil es keinen Aufschub duldet?

Durch Nachfragen bei meinen Kunden habe ich erfahren, dass die allermeisten ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt haben, wenn es irgendwie möglich war.

Ein Kunde erzählte mir, dass er innerhalb von einer Woche für 25 Homeoffice Arbeitsplätze die Technik und die Hardware angeschafft und umgesetzt hat, damit seine Mitarbeiter*Innen gut ausgestattet weiterarbeiten können.

Das ist die technische Seite der derzeitigen Lage. Da Technik nicht mein Thema ist, kann ich an dieser Stelle auch nichts weiter dazu sagen.

Zu Vertrauen und Homeoffice fällt mir eine ganze Menge ein:

Dass so viele Kanzleien bisher nur eingeschränkt oder überhaupt kein Homeoffice angeboten haben, hat Gründe:

Sicherlich spielen Technik und interne Abläufe eine Rolle.

Ebenso der zwischenmenschliche und fachliche Austausch, der sich verändert, wenn die Kollegen nicht mehr täglich im Büro sind.

Auch die persönliche Erreichbarkeit für Mandantenkontakte wird hierdurch ja eingeschränkt.

Alles nachvollziehbare Gründe, sich gegen vermehrte Homeoffice Tätigkeiten auszusprechen.

Aber ein Grund wird nie genannt, obwohl er ein großer Verhinderer des dezentralen Arbeitens ist:

Mangelndes Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Mitarbeiter, wenn diese nicht im Büro sind, um ihre Arbeit zu tun.

Woher kommt dieses mangelnde Vertrauen?
Und, viel wichtiger:
Wie kann ich es  wieder herstellen, falls es mir abhandengekommen ist?

Dazu müssen wir zunächst schauen, was Vertrauen eigentlich ist:

Vertrauen ist eine Erwartung an das zukünftige Verhalten anderer Menschen.

Eine Erwartungshaltung also, die wir persönlich kreieren:
Wir entscheiden also selber, wem wir vertrauen und wem nicht.

Vertrauen ist eine Vorschusshaltung

Wenn wir Vertrauen in das zukünftige Verhalten haben sollen, können wir ja noch keine „Beweise“ aus der Gegenwart sammeln, die jemanden vertrauenswürdig machen oder nicht.

Woraus leiten wir unser Vertrauen ab?

Auch wenn es seltsam klingt: Wir generieren unseren Vertrauensvorschuss aus der erlebten Vergangenheit.

Haben wir viele gute Vertrauenserlebnisse gehabt, vertrauen wir auch in der Zukunft anderen Menschen.
Wurden wir hingegen oft enttäuscht, fällt es uns schwerer, anderen Menschen zu vertrauen.

Wenn wir also festgestellt haben, dass ein Mitarbeiter zuverlässig und pünktlich erscheint, seine Arbeit gut macht und sich auch sonst gut in das Gefüge der Kanzlei einfindet, gehen wir eher davon aus, dass dieser wohl auch im Homeoffice nicht seine Zeit damit verbringt, die Wäsche zu waschen und die längst überfällige Wohnungsreinigung zu erledigen.

Stellen wir aber fest, dass ein Kollege die Pausen und Gleitzeitregelungen gerne bis zur letzten Minute oder auch ein wenig darüber hinaus ausnutzt, haben wir ein anderes Gefühl, denjenigen ins Homeoffice zu entlassen.

Wir können also unser Vertrauen unterschiedlich “dosieren”. Gemachte prositve und negative Erfahrungen mit Menschen prägen also unseren Vertrauensvorschuss.

Vertrauen setzt voraus, dass der andere ein Verhalten zeigt, dass die Erwartungshaltung des Vertrauensgebers möglichst gut erfüllt.

Im Umkehrschluss bedeutet das:
Der Vertrauensvorschuss kann also nur dann erfüllt werden, wenn ich als Vertrauensnehmer genau weiß, welche Erwartungen an mich gerichtet sind.

Führungskräfte tun also gut daran, diese möglichst transparent zu machen. Sonst laufen sie Gefahr, enttäuscht zu werden und dabei die Schuld nicht bei sich, sondern beim Ausführenden zu suchen.

Mein Praxistipp:
Machen Sie deutlich, was Sie genau von Ihren Mitarbeiter*Innen im Homeoffice erwarten.
Was soll exakt so sein, als wären Sie im Büro und wo gibt es Veränderungen?
Welche Fragen haben Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Arbeit im Homeoffice?

Gehen Sie neue Wege in der Kommunikation:

Jetzt können müssen Sie auch die Weichen für eine andere und neue Art der Kommunikation stellen:
Wie soll denn kommuniziert werden, wenn jeder in seinem Homeoffice sitzt und nicht mal eben ins Büro des Kollegen gehen kann?
Was ändert sich an der Kommunikation zu Ihnen?
Auf welche Weise sprechen Sie mit den Kollegen, Mandanten und anderen Ansprechpartnern?

Machen Sie sich kundig und testen Sie neue digitale Kommunikationstools. Viele sind sogar kostenlos und funktionieren reibungslos.

Vertrauen versus Kontrolle:

Wer grundsätzlich ein vertrauensvoller Mensch ist, wird sich auch als Vorgesetzter relativ leicht mit der veränderten Führungsrolle für Mitarbeiter im Homeoffice vertraut machen.

Wer in der Vergangenheit allerdings oft persönliche Enttäuschungen wegstecken musste, weil sein Vertrauen missbraucht oder nicht erfüllt wurde, muss jetzt aufgrund der veränderten Situation seine inneren Werte Vertrauen versus Kontrolle neu justieren.

Führungskräfte mit wenig Vertrauen in andere Menschen neigen eher dazu, Kontrollinstrumente zu implementieren.

Diese können ja nach wie vor Bestandteil der alltäglichen Arbeit sein.
Wer mit einer Leistungserfassung arbeitet, muss damit ja jetzt im Homeoffice nicht aufhören.

Das bedeutet im Umkehrschluss bitte nicht, dass ich jeder Kanzlei mit Leistungserfassung übermäßiges Kontrollverhalten unterstelle!

Schwieriger wird es, sich von der Arbeitsmoral der eigenen Mitarbeiter im Homeoffice zu überzeugen.
Sie haben ja keine Kamera, die Ihre Mitarbeiter pausenlos überwacht.

Mein Tipp:
Vereinbaren Sie feste Termine zum persönlichen Austausch!
So können Sie täglich mit Ihren Mitarbeitern sprechen und sich so einen persönlichen Eindruck verschaffen.

Mit der Zeit werden Sie sicherlich feststellen, dass sich die neue Arbeitsweise einspielt.

Wichtig: Bitte haben Sie eine höhere Fehlertoleranz!
Alle müssen sich erst an die neue Situation gewöhnen und sicherlich werden Details übersehen.

Hieraus den Schluss zu ziehen, Homeoffice funktioniert nicht, weil mehr Fehler auftauchen, ist keine gute Idee!

Versuchen Sie, gelassen zu bleiben und Fehler für Fehler auf den Grund zu gehen.
Wieso wurde dieser Fehler gemacht?
Was hat dazu geführt?

Sie werden sehen, dass in den allermeisten Fällen Missverständnisse oder Unkenntnis dahinterstecken.

Bewusstsein für die gelingen Dinge schaffen:

Eine gute Idee ist es, sich derjenigen Dinge bewusst zu werden, die gerade richtig gut laufen:

Wenn die Stimmung, trotz aller Widrigkeiten, immer noch gut ist:
Sagen Sie es und loben Sie Ihre Mitarbeiter dafür!

Wenn nicht, schaffen Sie Anreize für gute Stimmung:
Machen Sie doch einfach mal miteinander eine virtuelle Kaffeepause:
Sie stellen einen Termin für alle ein und jeder nimmt sich 15 Minuten Zeit, um zu plaudern oder seine Stimmungslage mitzuteilen.

Sie können Ihre Mitarbeiter auch einmal überraschen, indem Sie ihnen etwas Schönes zukommen lassen:
Jeder freut sich sicherlich über eine gute Schokolade oder eine andere Aufmerksamkeit.
Solange die Paketboten noch arbeiten, ist das ja kein Problem.
So sorgen Sie auch für gute Stimmung!

Sie können auch jede Woche einen Erfolgstermin einstellen, wo alle mitteilen können, was sie diese Woche im Homeoffice geschafft haben. Das fördert den Gemeinsinn und motiviert für die weitere ungewisse Zeit.
Natürlich nicht als Verpflichtung, sondern freiwillig.

Sie lernen Vertrauen, indem Sie vertrauen

Und Sie dürfen in dieser Zeit lernen, dass Ihre Mitarbeiter viel loyaler, hilfsbereiter und einsatzbereiter sind als Sie je gedacht haben.
Und da das ja dann eine gemachte Erfahrung aus der Vergangenheit ist, können Sie dann ja zukünftig einmal mehr Vertrauen in Ihre Mitarbeiter riskieren.

Wird schon nicht schiefgehen!

Auf diese Weise werden Sie und Ihre Mitarbeiter gestärkt aus der Krise hervorgehen! Immerhin in diesen Zeiten gute Nachrichten, oder?

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Ihre Marion Ketteler

Nachsweis Beitragsbild:
S.Hermann und F.Richter auf Pixabay