4 Methoden für gute Gesprächsführung

Methodenkompetenzen to go

Im stillen Kämmerlein meines Homeoffices habe ich mir bei sommerlichen Temperaturen eine kleine Reihe zu Methodenkompetenzen überlegt, die ich Ihnen gerne näherbringen möchte.

Ob Sie sie zur Auffrischung, Erinnerung oder als willkommene Ergänzung lesen, bleibt allein Ihnen überlassen.Sie ist praxisorientiert und soll Ihnen kleine Impulse geben, die Sie leicht umsetzen können. Also das genaue Gegenteil einer wissenschaftlichen Abhandlung.

Wozu Methoden gut sind:

Methoden helfen uns, uns besser zu strukturieren und leichter unsere Ziele zu erreichen. Sie sind sozusagen das Vehikel, das uns leichter von A nach B befördert. Genauso, wie Sie mit dem Auto schneller von A nach B kommen als zu Fuß zu gehen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu fahren. Vorausgesetzt, Sie können Auto fahren. Wer das Auto nicht bedienen und steuern kann, kann sich zwar reinsetzen, kommt allerdings keinen Meter weiter. Genauso ist es auch mit Methoden. Sie nur zu kennen, nützt nichts. Man muss sie auch „bedienen“, also richtig anwenden können. Dazu soll Sie diese kleine Reihe unterstützen.

Jetzt werden Sie beim Thema „Gesprächsführung“ vielleicht einwenden, dass Sie tagtäglich Gespräche führen und sich auch für absolut kompetent in Ausdrucksweise und in der Kommunikation halten.

Natürlich halte ich Sie alle für kompetent, Gespräche zu führen – besteht doch der Großteil Ihrer Tätigkeit in der Führung von Gesprächen.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen ein wenig den Hintergrund guter Gesprächsführung näherbringen, wobei das Augenmerk auf „Führung“ im Wort liegt.

Die deutsche Sprache ist ja allgemein dafür bekannt, für jeden kleinsten Sachverhalt ein eigenes Wort zu haben, hier jedoch versagt sie leider.

Ein Gespräch führen:

Ein Gespräch führen und ein Gespräch führen kann völlig unterschiedliche Bedeutungen haben. Immer, wenn wir im Gespräch sind, führen wir ein Gespräch.

Was ich meine, ist die beabsichtige Lenkung des Gesprächs – vielleicht müsste ich diese Methode besser „Gesprächslenkung“ nennen… das führt dann wahrscheinlich an anderer Stelle wieder zu ungeahnten Komplikationen.

Ich denke, allen ist jetzt klar, um was es geht.

Alle Gespräche haben einen Zweck und ein Ziel:

Wenn Sie mit Kollegen spontan in der Teeküche plaudern, haben diese Gespräche einen Zweck und ein Ziel: hier geht es um Beziehungsgestaltung.Sicherlich geht niemand von Ihnen mit der Absicht in den Smalltalk, die Beziehung aufrecht zu erhalten – dennoch lassen sich alle auf diese Art von Gespräch ein. Auch die Art und Weise, wie man „Small talkt“ ist ein Indiz dafür, dass alle dasselbe Ziel verfolgen. Hier werden keine Konfliktgespräche geführt oder über das Gehalt verhandelt – mit dem Kaffee oder Tee in der Hand geht es eher um das vergangene Wochenende.

Andere Gesprächsziele können eine Informationsbeschaffung, Austausch und Diskurs oder einfach eine Absprache sein.Im täglichen Miteinander machen wir uns wenig Gedanken über die Art und Weise, wie wir miteinander Gespräche führen. Meistens ist das auch kein Problem.

Problematisch wird es erst dann, wenn entweder der Inhalt des Gesprächs schwierig ist oder der Gesprächspartner. Im schlimmsten Fall beides.

Dennoch werden Ihnen die genannten Tipps auch in Ihren Alltagsgesprächen helfen. Probieren Sie es doch einfach einmal aus!

Wichtige Gespräche benötigen Methodenkompetenzen:

Zur Klarstellung: natürlich ist der besagte Small Talk wichtig für die Beziehungspflege und das Klima untereinander, keine Frage.

Aber wenn vom Ergebnis des Gesprächs viel abhängt, eine schlechte Nachricht überbracht werden muss oder ich weiß, dass mein Gesprächspartner schon mit Magengrummeln ins Gespräch kommt, helfen Methoden, um das Gespräch angenehmer und/oder zielorientierter zu machen.

Eine gelungene Gesprächslenkung kann deeskalierend wirken oder für Klarheit sorgen. Sie kann Menschen verbinden und Missverständnisse aus dem Weg räumen. Oder einfach nur eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen, in der ein guter Austausch möglich wird.

Symmetrische und asymmetrische Gespräche unterscheiden:

Sprechen Sie als Führungskraft mit einem Mitarbeiter, führen Sie ein asymmetrisches Gespräch. Das bedeutet, die Hierarchie, in der Sie sich beide befinden, schwingt in jedem Gespräch mit. Das hat Einfluss auf das Verhalten und die Aussagen im Gespräch.Im asymmetrischem Gespräch wird von dem „Ranghöheren“ erwartet, dass dieser das Gespräch leitet.

Führen Sie ein Gespräch mit einem Berufskollegen einer anderen Kanzlei oder mit Ihrem Kanzleipartner, handelt es sich um ein symmetrisches Gespräch.

So weit, so einfach. Wenn Sie mit einem Mandanten ein Gespräch über einen komplexen steuerlichen Sachverhalt führen, indem Sie um Ihre fachkundige Einschätzung gebeten werden, ist das nicht mehr so leicht. Fachlich gesehen sind Sie auf jeden Fall der „Ranghöhere“. Dennoch ist der Mandant in seinem Unternehmensbereich der Experte.Sie sehen, ganz so einfach ist es dann manchmal doch nicht.Dieses Gespräch mittels guter Methoden oder Techniken führen zu können, dürfte echten Mehrwert für beide Seiten bieten.

Wollen Sie das Gespräch lenken oder führen, kommen Sie um eine gute Vorbereitung nicht herum. Egal, ob Sie zum Gespräch eingeladen haben oder gebeten wurden.

Dabei muss die Vorbereitung nicht Stunden dauern. Machen Sie sich Gedanken zu folgender Frage und beantworten Sie diese für sich im Vorfeld.

In diesem kleinen Sätzchen steckt mehr Zündstoff als Sie denken.

Klären Sie das „Warum“ des Gesprächs. Was ist das Ziel, sind die Ziele? Muss etwas entschieden oder geklärt werden? Benötigt der eine oder andere eine Information?

Wer „führt“ das Gespräch? Sie oder Ihr Gegenüber? Ist es wichtig für das Gespräch, wer führt? Liegt eine asymmetrische oder symmetrische Situation vor? Führen Sie, bereiten Sie Fragen zum Gespräch vor.

Im „Wir“ steckt: Sind wir die „richtigen“ Gesprächspartner für dieses Thema? Kommen Sie zum Ergebnis, dass das nicht so ist, sparen Sie sich das Gespräch.Ist „jetzt“ der richtige Zeitpunkt für das Gespräch?Stimmt der Zeitpunkt? Liegen alle relevanten Informationen zum Gespräch vor? Haben alle Beteiligten Zeit und Ruhe für das Gespräch?Muss „dieses“ Gespräch überhaupt geführt werden?

Muss es ein „Gespräch“ sein oder könnte es auch etwas Anderes/Besseres sein?

Praxistipp:

Schreiben Sie sich den Fragesatz auf ein Kärtchen, dass Sie gut sichtbar an Ihrem Schreibtisch aufstellen. So beschäftigen Sie sich ganz intuitiv mit dieser Frage. Nach ein paar Tagen werden Sie feststellen, dass Sie nahezu jedes Gespräch vorher „abklopfen“ und Teile der Frage für sich beantworten.Nicht selten folgt daraus, dass viele Gespräche nicht geführt werden, weil Sie einen Teil der Frage nicht erfüllt sehen.

Dass Gespräche auch inhaltlich vorbereitet werden müssen, ist klar.Gerade, wenn ein Thema kontrovers ist und Ihr Gegenüber sehr wahrscheinlich mit guten Argumenten Paroli bietet, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:Bilden Sie drei Spalten auf einem Blatt.In die erste schreiben Sie alle Argumente auf, die Ihren Standpunkt stützen. Daneben einen möglichen Einwand Ihres Gegenübers.In die dritte Spalte dann Ihre mögliche Antwort auf den Einwand.

Diese Methode ist deswegen so gut, weil Sie mithilfe dieser Übung das Thema intensiver durchdenken. Sie betrachten das Thema von unterschiedlichen Seiten und können schon im Vorfeld überprüfen, ob Ihre Argumente stichhaltig sind.

Unser Erinnerungsvermögen spielt uns so manchen Streich. Wir erinnern uns oft an den Anfang und das Ende eines besonderen Gesprächs (oder Films, oder Essens, oder eines Lieds). Deswegen sind Desserts so beliebt. Sie bilden sozusagen den süßen Abschluss.Auch für ein Gespräch ist es gut, sich für diese beiden Situationen eine konkrete Vorgehensweise zu überlegen.

Einen positiven Einstieg erzielen Sie in aller Regel, wenn sich ihr Gegenüber wohlfühlt. Der Raum hat dabei ebenso Einfluss wie der Stuhl, auf dem Ihr Gesprächspartner sitzt oder die Art der Begrüßung und Bewirtung.Wenn sich Ihr Gesprächspartner wohl fühlen soll, setzen sie ihn auf einen guten Stuhl, mit dem Rücken zur Wand und Blick in den Raum. Bewirten Sie ihn großzügig. Begrüßen Sie ihn freundlich und starten Sie das Gespräch mit einer persönlichen Frage.

Wollen Sie auf keinen Fall, dass sich das Gespräch in die Länge zieht oder sich Ihr Gegenüber wohlfühlt, führen Sie es im Stehen an einer ungünstigen Stelle im Büro mit hohem Störungspotenzial. Natürlich ohne Ablagemöglichkeit.

Ihr Gegenüber steht mit dem Rücken zur Laufrichtung, so dass er nicht erkennen kann, ob jemand gleich nah an ihm vorbeigeht.

Spüren Sie, was den Unterschied macht?

Auch das ist Gesprächsführung!

Zurück zum Positiven:Sich im Vorfeld Gedanken zu einem positiven Gesprächsabschluss zu machen, zahlt sich aus.Ihr Gesprächspartner wird eine unangenehme Botschaft besser verarbeiten und das Gespräch wird insgesamt viel positiver bewertet.

Einen positiven Abschluss erhalten Sie zum Beispiel, wenn Sie die Positionen und Ergebnisse noch einmal sachlich, kurz und bündig zusammenfassen und das Förderliche und Gute besonders hervorheben. Das gelingt selbst in einem Konfliktgespräch, weil es auch hier immer wieder Punkte der Einigkeit gibt. Ein Dank am Ende des Gesprächs für die eingesetzte Zeit schadet auch nicht.

Die wichtigste und einfachste Methode zum Schluss:Wenn Sie Fragen stellen und Ihr Gegenüber antwortet, haben Sie das Gespräch in der Hand. Auch und gerade, wenn Ihr persönlicher Gesprächsanteil deutlich unter dem Ihres Gegenübers bleibt.Indem Ihr Gegenüber seinen Standpunkt deutlich macht, können Sie ihm in Ruhe zuhören, ihre Gegenargumente finden und das filtern, was wichtig ist. Selbst zu reden und gleichzeitig zu filtern ist viel aufwendiger.

Wichtig zu wissen: Stellen Sie offene Fragen. Das sind diejenigen, die mit einem „W“ beginnen und nicht mit einem einfachen „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können.

Und bitte:  feuern Sie nicht eine Frage nach der nächsten ab, so dass Ihr Gegenüber das Gefühl eines Verhörs bekommt. Es ist immer noch ein Gespräch.

• „Was meinen Sie genau mit Ihrer Aussage?“
• „Wo(rin) glauben Sie, liegt der Unterschied?“
• „Wieso sind Sie dieser Auffassung?“
• „Was meinen Sie genau mit Ihrer Aussage?“
• „Wer sind Ihrer Meinung nach die Beteiligten?“

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