Der sichere Tod jedes Meetings- und 15 Tipps, wie sie wieder lebendig werden

Lesen Sie hier, wie Sie es schaffen, aus öden Meetings wieder eine gute gemeinsame Zeit zu kreieren, die auch noch famose Ergebnisse erzielen.

Jeden Montagmorgen dasselbe:

Sie schauen noch schnell in die Vorbereitungsliste für das wöchentliche Meeting, um sich zu erinnern, welche Themen heute besprochen werden sollen. Vielleicht investieren Sie noch kurz die Zeit, eine eigene Anmerkung zu hinterlassen, damit Sie sie im Meeting nicht vergessen, falls Sie darauf angesprochen werden. Richtig vorbereitet sind Sie nicht. Ist ja auch nicht „ Ihre“ Veranstaltung, sondern das wöchentliche Meeting Ihres / Ihrer Vorgesetzten. Und über zu wenig Arbeit können Sie sich gerade auch nicht beklagen. Wer hat da schon Zeit, sich in Ruhe auf das Meeting vorzubereiten?

Ab 9 Uhr trudeln die Kollegen so langsam im Besprechungszimmer ein. Eine holt sich noch eben einen Kaffee aus der Küche und der andere sucht noch schnell das stille Örtchen auf. Nicht alle haben einen Zettel und Stift oder ein digitales Äquivalent dabei.
Jeder sitzt auf seinem Stammplatz und zuletzt kommt der Chef/die Chefin mit einem Arm voller Papiere herein und setzt sich an das Kopfende des Tisches.
So weit so normal. So weit so wie immer.

Die Besprechung wird von Ihrem Vorgesetzten eröffnet und er oder sie nutzt diese Gelegenheit gerne, um mit einzelnen Mitarbeitern noch individuelle Fragestellungen zu klären- jetzt sieht er ja alle und kann sich mal eben absprechen. Papiere werden verteilt und Aufgaben ebenso. Die anderen sitzen, wie fast immer, gelangweilt da und hören nur mit einem Ohr zu.

Das ändert sich schlagartig, als der Chef oder die Chefin zur persönlichen Erniedrigungsrede anstimmt: Einzelne Anwesenden werden vor versammelter Runde gerne ausführlich und nicht gerade sachlich auf Ihre Fehler und Fehltritte der letzten Woche hingewiesen. Jeder war schon einmal Adressat dieser Reden und kennt das Gefühl nur zu gut. Alle nicht Betroffenen rutschen, unangenehm berührt, auf ihren Stühlen herum und hoffen, diesmal verschont zu bleiben.

Wer schreibt diese Woche das Protokoll?

Dann folgt die immer gleiche Diskussion, wer das Protokoll dieses Mal schreibt. Natürlich verbunden mit der Kritik am Protokoll der letzten Woche von denen, die nicht dabei waren. Und vom Chef, der an vielen Stellen etwas anderes aufgeschrieben hätte.
Die Drückeberger drücken sich wie immer und letztlich bleibt das Schreiben an einer der immer gleichen drei Personen hängen.

So vergeht die erste Viertelstunde und durch die Unpünktlichkeit mancher Teilnehmer zeigt die Uhr bereits 09:21 Uhr.

Ihr Vorgesetzter geht durch die Tagesordnungspunkte und wie fast immer artet die Diskussion an einer Stelle aus.
Nicht alle sind im Thema und betroffen und so diskutieren meist drei oder vier von zehn Anwesenden und können nicht genug bekommen. Die Uhr zeigt 09:47 Uhr.

Jetzt geht es weiter: Nun können auch Sie und Ihre Kollegen ihre Punkte ansprechen. Ihr Chef guckt derweil durch die Tagespost, die er mit in die Besprechung genommen hat und hört nur mit einem Ohr zu.

Dann drängt er zur Eile, weil er um 10 Uhr den nächsten Termin mit einem Mandanten in genau diesem Raum hat.

Um 09:55 Uhr unterbricht Ihr Vorgesetzter den konstruktiven Austausch der Kollegen mit dem erneuten Hinweis auf seinen Termin.

Es werden weder alle vorbereiteten Themen besprochen noch eindeutige Maßnahmen abgeleitet, priorisiert und zugewiesen. Die Besprechung wird beendet.

Die Mitarbeiter führen ihren Diskurs in der Kaffeeküche weiter und kommen zu richtig guten Ergebnissen. Nur die anderen und der Chef wissen nichts davon.

Der Chef kommt pünktlich zu seinem Termin.
Die Mitarbeiterin schreibt das Protokoll und schickt es an alle.

Stopp. Ausatmen.

Hoffentlich passiert das so in keiner Kanzlei

Hoffentlich ist dieses Szenario extrem überzogen und findet so in keinem Büro der Welt mehr statt.
Aber Abstufungen davon kennen viele. Dabei können Meetings richtig gute Ideenschmieden sein, die gerade von der Beteiligung und der Schwarmintelligenz aller Beteiligten lebt.

Wenn man sie denn lassen würde…

Also: was können Sie tun oder müssen Sie lassen, damit Ihre Meetings zu richtig konstruktiven Ergebnissen führen?

Erste Aufgabe : Zielklärung

Reflektieren Sie erst selbst und dann gemeinsam mit Ihren Beschäftigten, welches Ziel Sie mit Ihren Besprechungen verfolgen.

Geht es „nur“ um Informationsaustausch, können Sie dazu auch ebenso eine Rundmail verfassen, auf ein Dokument in Ihrem DMS verweisen oder die Informationen in Ihrem Kollaborationstool hinterlegen. Ein Meeting ist dafür nicht notwendig.

Ein Meeting ist dazu da, dass sich Menschen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Ort zu bestimmten Fragestellungen austauschen und im besten Fall gemeinsame Lösungen entwickeln und Entscheidungen treffen.

Der Vorteil von Meetings steckt also darin, die Aufmerksamkeit der Beteiligten innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu bündeln, um schnell gute Ergebnisse zu erzeugen.

Manchmal ist es sicherlich auch sinnvoll, ein Meeting dafür zu nutzen, um den anderen auch etwas zu zeigen: Zum Beispiel eine Programmneuerung oder den aktuellen Projektplan. Das geht sicherlich auch anders, aber für einen kurzen Austausch ist hier eine gute Gelegenheit. Gerade dann, wenn es zu Rückfragen kommen kann.

Erster Tipp: Es muss alle angehen!

Vorausgesetzt, und das ist der erste Tipp: Es geht alle an! Ist das nur für eine Abteilung wichtig, sollten sich die Beschäftigten selbstständig zu einem internen Meeting verabreden.

No go:

Klärungen von Anliegen zwischen wenigen Personen haben in Meetings nichts zu suchen. Die Tagespost übrigens auch nicht!
Das können Sie vorab oder im Anschluss an das Meeting machen.

Tipp 2: absolute Pflicht für alle: Pünktlichkeit

Niemand wartet gerne. Schon gar nicht im Büro, wo der Schreibtisch vor Arbeit überquillt und man nicht weiß, mit was man zuerst starten soll.
Sie als Führungskraft gehen mit bestem Beispiel voran und kommen pünktlich. Nicht zehn Minuten früher aber auch auf keinen Fall auch nur eine Minute später.

Wenn es notorische „Zuspätkommer“ gibt, machen Sie sich doch einmal die Mühe und rechnen den Stundenlohn aller für die Wartezeit aus. Das wird so manchem sicher die Augen öffnen. Ihnen übrigens auch, falls Sie meinen, als Chef oder Chefin zu spät kommen zu dürfen.

Den Gang zur Toilette kann man ja ebenso vorweg planen wie das Kaffee holen.

Wie reagieren Sie, wenn Ihr Mitarbeiter aber noch in ein Mandantentelefonat verwickelt ist?

Tipp 3: 5 Minuten vor dem Meeting kein Telefonat annehmen

Geben Sie Ihren Mitarbeitern den Hinweis, dass Sie 5 Minuten vor dem Termin nicht mehr an ihre Telefone gehen sollen. Bestenfalls gibt es eine telefonische Vertretung, das Sekretariat übernimmt den Anruf oder Sie machen 5 Minuten vor der Besprechung den Anrufbeantworter an mit der persönlichen Nachricht, dass das Team jetzt in einer Besprechung ist, damit die gute Beratungsqualität stets weiterentwickelt werden kann.

Dauerte das Gespräch schon länger, kann man den Mandanten ja höflich darauf hinweisen, dass man gleich einen Termin hat.
Schließlich möchte er ja auch einen pünktlichen Termin bei Ihnen bekommen und nicht warten.

Tipp 4: Nutzen Sie ungewöhnliche Meeting Zeiten

Wenn Ihre Meetings wöchentlich zur selben Uhrzeit stattfinden, hat das Vor- und Nachteile.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in Zukunft alle pünktlich sind, setzen Sie das nächste Meeting unbedingt einmal zu einer ungewöhnlichen Uhrzeit an:

Dienstag um 11:48 Uhr.
Vorteil: Das bleibt in den Köpfen, weil unser Gehirn ungewöhnliche Dinge reizvoll findet und jeder Mitarbeiter sich anders organisieren muss, weil die Uhrzeit so krumm ist und damit abseits aller gewöhnlichen Terminvereinbarungen.

Wollen Sie keine endlos ausufernden Meetings mehr, arbeiten Sie bitte mit Zeitfenstern. Es ist erstaunlich, was man alles besprechen und lösen kann, wenn die Zeit knapp ist.
Dazu hat es sich bewährt, dass einer aus der Runde den „Zeitwächter“ macht und jederzeit auf den Ablauf der zur Verfügung stehenden Zeit aufmerksam machen darf.

Welche Form hat Ihr Meeting?

Komische Frage, mögen Sie denken.
Je nachdem, welche Ziele Ihre Meetings haben, ändert sich die Form:

Tipp 5: Kleingruppen im Meeting bilden

Möchten Sie mit allen an einer Fragestellung arbeiten, nutzen Sie doch einfach mal ein anderes Format:
Stellen Sie Ihre Frage im Plenum vor, lassen Sie erste Ideen oder Fragestellungen dazu entwickeln und schicken Sie dann Ihr Team in Kleingruppen. Dort sollen sie sich zu den Fragen austauschen und erste Lösungsansätze entwickeln. Verändern Sie Ihr Setting nie, sprechen immer dieselben Mitarbeiter und die anderen sagen nie etwas. Dabei soll ja gerade der Austausch der Vorteil im Meeting sein, s.o.

Vielleicht haben ja gerade die Ruhigen die Idee, die allen weiterhilft.

Tipp 6: Gestalten Sie Meetings überraschend und anders, damit mehr Mitarbeitende beteiligt sind

Sie können auch andere Methoden verwenden:
Lassen Sie die ersten Erkenntnisse doch einmal auf Flipcharts schreiben, die ein Kollege aus einer anderen Gruppe vortragen soll.
So wird die Gruppe gezwungen, eindeutige und nachvollziehbare Ergebnisse zu präsentieren.
Es werden viel mehr Mitarbeitende beteiligt und bringen sich mit ihren unterschiedlichen Kenntnissen und Fähigkeiten ein.

Das geht beides übrigens auch sehr gut digital. Sie können Ihre Mitarbeitenden in Breakout Rooms schicken, in denen sie dann zusammenarbeiten und das Flipchart ersetzen Sie durch das digitale Whiteboard.

Führungskräfte brauchen Moderations- und Methodenkenntnisse

Eignen Sie sich Moderations- und Methodenkenntnisse an, mit denen Ergebnisse erzielt und präsentiert werden können.
Das schafft Beteiligung und erhöht die Bereitschaft zur Umsetzung.
Und es macht viel mehr Spaß als die ewig gleichen Diskussionsrunden mit den ewig gleichen Rednern und Schweigern.

Das ist der sichere Tod Ihrer Meetings.

Tipp 7: Gedanken im Gehen

Was spricht dagegen, ein Meeting während eines schönen Tages an der frischen Luft zu verbringen und im Gehen Neues zu entwickeln? Gerade die Bewegung des Körpers fördert die Beweglichkeit des Denkens.
Auch hier können immer wieder neue Kleingruppen gebildet werden. Und später tauscht man sich im Plenum bei einem Heiß- oder Kaltgetränk gemeinsam über die Ergebnisse aus.

Probieren Sie es einfach einmal aus. Das funktioniert auch gut mit einem Mandantentermin. Und gesund ist es obendrein.

Tipp 8: Anderer Ort, andere Ideen

Manchmal reicht es auch schon aus, nicht das bewährte Besprechungszimmer zu wählen. Hier sind die Plätze ja schon fest vergeben und das Denken auch.
Wie wäre es mit einem Meeting in der Küche, wo es dabei noch ein wenig Fingerfood gibt oder ein gemeinsames Mittagessen gekocht wird?

Ein Tipp für die Sitzordnung im Besprechungszimmer:
Machen Sie es einfach zur Regel, dass sich alle immer wieder einen neuen Platz suchen müssen. Durch die geänderte Sitzposition nimmt man den Raum anders wahr. Außerdem sitzt man dann auch nicht immer neben denselben Menschen.

Tipp 9: Im Stehen diskutieren

Auch ein Meeting im Stehen hat Vorteile: Die Menschen fassen sich kürzer, weil das Stehen ungewohnt ist. Wenn es nur eine kurze Agenda gibt, ist das ein wunderbares Mittel, um „mal eben“ ein richtig gutes Meeting zu machen!

Tipp 10: Wenn es länger dauert:

Hat man sich so richtig an einem Thema festgebissen, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie damit umgehen können:

Wenn nur einige wenige involviert sind, können diese vielleicht im Anschluss an das allgemeine Meeting weiter arbeiten und das Protokoll um die Ergebnisse ergänzen.
Oder man vereinbart sofort einen Nachfolgetermin und kann dann mit der Tagesordnung weitermachen.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie in diesem konkreten Fall gerne machen möchten.
Der Austausch in der Kaffeeküche beraubt Sie sonst der tollen Ergebnisse und nimmt die Motivation, sich wirklich auszutauschen und zusammen zu arbeiten.

Tipp 11: Einfache Dokumentation

Wenn Sie eine der kreativen Methoden verwenden, mag es u.U. ausreichend sein, Bilder der Flipcharts oder anderer Methoden zu machen und in einem kurzen Begleittext die nächsten gemeinsamen Schritte und Verantwortlichkeiten zu benennen.

Bei klassischen Meetings vereinbaren Sie doch einfach ein rollierendes System der Protokollierung: Dann ist jeder einmal dran. Oder es wird zur Aufgabe für Ihre Auszubildenden. Das ist ein sehr gutes Lernfeld! Natürlich mit einem Paten an der Seite, der über das Protokoll schaut, bevor es veröffentlicht wird. Und der Hilfestellung gibt, so dass sich niemand mit der Aufgabe völlig überfordert fühlt, zumal das Fachwissen ja oft noch fehlt.

Zur Kritik am Protokoll: Sie wird niemals im öffentlichen Rahmen geäußert. Natürlich darf man eine Nachfrage stellen, wenn man etwas nicht verstanden hat, was im Protokoll steht. Aber bitte höchst sachlich und so, dass der Protokollant keinesfalls das Gefühl bekommt, er wird hier kritisiert.

Ansonsten gilt: Ein 4-Augen-Gespräch mit dem Protokollanten suchen und die Dinge klären.

Tipp 12: Protokolle sinnvoll nutzen

Protokolle halten das Besprochene fest und teilen Verantwortlichkeiten und Termine zu. Nutzen Sie dieses wertvolle Instrument konsequent und haken Sie bei den kommenden Meetings oder an anderer Stelle nach, ob die Aufgaben erledigt wurden. Damit sollte eigentlich jedes gute Meeting starten. Denn, wer keine Umsetzung nachhält, braucht sich auch nicht zu treffen.
Machen Ihre Mitarbeiter die Erfahrung, dass es keine Konsequenzen hat, ob Sie etwas umsetzen oder nicht, wird in Zukunft nichts umgesetzt und die Veranstaltung verkommt zur reinen Zeitverschwendung.

Tipp 13: Wer kommt, wer nicht?

Ein Meeting soll ja diejenigen erreichen, die es angeht.
Es spricht also nichts dagegen, dass nur diejenigen erscheinen, die mit den Themen zu tun haben. Am besten entscheidet das jeder Mitarbeitender selbst. Das funktioniert aber nur dann, wenn alle die Verantwortung für ihren Bereich übernommen haben und nicht diese Möglichkeit ausnutzen, um an keiner Besprechung teilzunehmen.

Es spricht auch nichts dagegen, die Themenabfolge so zu verändern, dass zunächst die Themen besprochen werden, die die meisten angehen, damit diejenigen schon wieder zurück an ihre Arbeitsplätze gehen können, die mit den nachfolgenden Themen nichts mehr zu tun haben.

Das hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun, sondern mit Effizienz.

Tipp 14: Wenn es nichts zu besprechen gibt, gibt es auch kein Meeting

Was sich als absolute Selbstverständlichkeit liest, ist es in der Praxis nicht. Da wird auf Teufel komm raus jede Woche ein Meeting veranstaltet, obwohl es nichts Neues zu berichten gibt.

Treffen Sie sich, wenn es Sinn macht. Sonst ist es sinnlos!

Tipp 15: Auch die Mitarbeitenden dürfen Meetings einberufen

Wenn Sie verantwortliche Mitarbeitende beschäftigen, wird es immer wieder Situationen geben, in denen ein Beschäftigter ein Meeting für unerlässlich hält.
Gewähren Sie Termineinsicht und die Möglichkeit, selbst Termine einzutragen.
Dann können Sie sicher sein, dass die Beteiligung und das Interesse groß sind.

Fazit:

Mit frischen Ideen, Methodenkompetenzen, ungewöhnlichen Orten und Zeiten werden Ihre Meetings zu absoluten Lieblingsterminen in den Kalendern Ihrer Mitarbeiter.

Und dann bringen sie richtig gute Ergebnisse.

3 Kernbotschaften, die Sie aus diesem Artikel mitnehmen können

• 1. Ein Meeting ist dazu da, dass sich Menschen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Ort zu bestimmten Fragestellungen austauschen und im besten Fall gemeinsame Lösungen entwickeln und Entscheidungen treffen. Alles andere ist ein Gespräch.
• 2. Ein gutes Meeting fängt mit der Pünktlichkeit aller an, besteht aus einer konzentrierten Zusammenarbeit aller und endet mit einem Protokoll, dass seinem Namen alle Ehre macht.
• 3. Wer in der Lage ist, Meetings abwechslungsreich zu gestalten, bekommt Input auch von den Ruhigen und denen, die sich sonst nicht so gerne beteiligen.

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