Schweigen Sie noch oder reden Sie schon mit Ihren Mitarbeitern? - Kanzleiprofiling
Schweigen sie boch oder reden sie schon mit ihren Mitarbeitern

Schweigen Sie noch oder reden Sie schon mit Ihren Mitarbeitern?

Autorin: Marion Ketteler
Kategorie: Mitarbeiterführung
Lesedauer: 5 Minuten

Regelmäßige Mitarbeitergespräche retten Ihren Kanzleierfolg!

Lesen Sie hier:

  • welchen Nutzen regelmäßige Mitarbeitergespräche auch für Ihre Kanzlei und Ihre Mitarbeiter* haben
  • welche Anlässe sich gut eignen
  • wie Sie Mitarbeitergespräche am besten planen

*Der Einfachheit halber verwende ich die männliche Form. Gemeint sind natürlich alle Geschlechter.

Das haben wir noch nie gemacht: das brauchen wir nicht.

So selbstverständlich regelmäßige Mitarbeitergespräche in der Wirtschaft und Industrie sind:
In Steuerberatungskanzleien und in Anwaltspraxen finden Sie (fast) nie statt.

Fragt man nach den Gründen, so erhält man immer wieder die gleichen Antworten:

#Keine Zeit
#Die Mitarbeiter wissen doch, was sie tun sollen
#Die Mitarbeiter wollen gar keine Gespräche oder haben Angst davor
#Welchen Nutzen sollen solche Gespräche haben
#Das haben wir noch nie gemacht
#Bei Gehaltswünschen kommen die Mitarbeiter von alleine

#
Der Laden läuft doch auch so…

Diese Liste ließe sich beliebig lange fortführen.

Tenor ist immer:
Mitarbeitergespräche werden als lästig und zeitaufwendig empfunden.
Unterstellt wird dem Mitarbeiter zudem, dass sie oder er gar keine Gespräche wollen.


Warum sind Mitarbeitergespräche überall Gang und Gäbe?
Und wieso sollen ausgerechnet Mitarbeiter in Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien anders sein?

In der Wirtschaft und Industrie gibt es Personalabteilungen, die Mitarbeitergespräche regeln.

Selbstverständlich sind jährliche Mitarbeitergespräche, Gespräche während und nach der Probezeit, Gespräche zu besonderen Anlässen, Gespräche zu Mitarbeiterbewertungen und auch zu Führungskräftebewertungen.

Alle Gesprächsanlässe sind verbindlich vorgeschrieben und deren Protokolle sind Teil der Personalakte.

Es gibt, vereinfacht gesagt, Prozesse für Mitarbeiterführung, die von allen Beteiligten eingehalten werden.

Steuerberater- und Anwaltskanzleien haben aber in den meisten Fällen keine eigene Personalabteilung. Da ist der Chef auch gleichzeitig die Personalabteilung. Mitarbeiter, die Personalangelegenheiten für die Kanzlei ausführen bekommen nicht die Befugnisse, solche Gespräche zu führen.

Hinzu kommt, dass die meisten Kanzleien nicht mehr als 10 bis 20 Mitarbeiter beschäftigen.
Das birgt die Vorannahme, dass man sich ja jeden Tag persönlich sieht und man eben immer miteinander sprechen kann.
Wozu denn dann noch ein förmliches Mitarbeitergespräch?

Wem nützen Mitarbeitergespräche?

So banal das auch klingt: natürlich dem Mitarbeiter.

Es wäre aber zu kurz gegriffen, den Nutzen nur auf dieser Seite zu suchen.

Wenn Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, haben Sie zu festen Terminen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu Bereichen zu befragen, die im Alltagsgeschäft zu kurz kommen.

Oder wann haben Sie Ihre Mitarbeiter das letzte Mal danach gefragt, ob sie sich auch für einen anderen Bereich in der Kanzlei interessieren, in dem sie gerne arbeiten möchten?

Der Nutzen für Sie ist mindestens so groß wie der für Ihre Mitarbeiter.
Nein, er ist größer!

Mit regelmäßigen Mitarbeitergesprächen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kanzlei immer wieder zu justieren und nach Ihrer Strategie auszurichten.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßige Gespräche führen, haben Sie sofort mehrere Vorteile:

  • Sie können aktiv die aktuelle Motivation des Mitarbeiters hinterfragen.
    Das vermittelt Interesse.
  • Sie können sich nach der aktuellen privaten Situation erkundigen.
    Das schafft Nähe.
  • Sie können Vorschläge für die Veränderung des Aufgabengebietes besprechen.
    Das schafft Veränderungsbereitschaft.
  • Sie können Ihre Unternehmensziele für den kommenden Zeitraum mitteilen.
    Das schafft Transparenz.
  • Sie können aktuelle Situationen zeitnah ansprechen.
    Das sichert ein gutes Betriebsklima.
  • Sie können persönliche und berufliche Ziele mit Ihrem Mitarbeiter besprechen.
    Das schafft Verantwortungsübernahme, dient der Mitarbeiterentwicklung und sichert gleichzeitig Ihren Unternehmenserfolg.

Was spricht gegen regelmäßige Mitarbeitergespräche?

Wir haben so viele Fristen und Termine einzuhalten. Wann sollen wir das denn auch noch machen?

Gerade weil Sie so viele Fristen und Termine einhalten müssen, empfehlen sich geplante Mitarbeitergespräche.

So schaffen Sie realistische Zeitfenster für die wichtigste Säule Ihrer Kanzlei: Ihre Mitarbeiter.

Und wenn Sie nicht alle Mitarbeitergespräche an jährliche Gehaltsveränderungen zu Jahresbeginn koppeln (und das ist eine  Empfehlung), können Sie diese Termine z.B. entspannt in die Sommerzeit verlegen, wo erfahrungsgemäß nicht so viel los ist wie im Winter. So kommen Sie zu einem guten Zeitpunkt entspannt ins Gespräch.

Wir verstehen uns hier so gut und wissen alles voneinander. Das brauchen wir nicht.

Sicherlich ist es sehr schön, wenn eine offene und familiäre Stimmung im Büro herrscht.
Aber Menschen verändern sich.
Jeden Tag.
Und irgendwann stimmt das eine oder andere nicht mehr, wird aber nicht angesprochen.
Weil sich ja alle im Team auf bestimmte Konstellationen verlassen.
Bis dann genau dieser Mitarbeiter die Kanzlei verlässt, weil er längst vorher innerlich gekündigt und das keiner bemerkt hat.
Das können Sie wirksam mit regelmäßigen Gespräche verhindern.

Ich weiß gar nicht, wie ich solche Gespräche richtig führe.

Das können Sie lernen.
Nein, das müssen Sie lernen.

Sie sind Führungskraft und das ist Teil Ihrer Aufgaben.

Sie finden im Internet eine Fülle von Informationen, wie Sie Gespräche richtig leiten.
Sie können sich auch ein Buch dazu kaufen oder ein Seminar dazu besuchen.
Oder Sie lassen sich für diesen Bereich coachen.

Und auch hier gilt: Übung macht den Meister.
Besser ein unbeholfen geführtes Gespräch als gar keins.

Muss ich jetzt ständig Mitarbeitergespräche führen?

Die gute Nachricht ist: Nein, ständig müssen Sie das nicht.
Zu den wichtigen Anlässen aber schon.
Sie dürfen aber gerne möglichst viele gute Gespräche führen.
Weil das Ihre Kanzlei erfolgreich macht, das Betriebsklima hebt und Vertrauen schafft.
Sie verbessern Ihre Führungsqualität.
Für Ihren Mitarbeiter ist es ein Zeichen der Wertschätzung, weil Sie sich Zeit nehmen und ihm und seinen Anliegen Aufmerksamkeit schenken.

Haben Sie einmal den Nutzen dieser Gespräche für sich und Ihre Kanzlei erkannt, werden Sie sich diese Frage nicht mehr stellen und einfach regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern sprechen.
Wenn Sie diese Art der Gespräche häufiger führen, werden Sie zudem feststellen, dass jedes einzelne nicht mehr so anstrengend und lang ist.
Ihre Mitarbeiter und Sie wissen ja dann, dass es immer möglich ist, schnell etwas Wichtiges zu klären.

Es bedeutet um Umkehrschluss aber auch nicht, dass Sie für wirklich jedes Mitarbeitergespräch vorab eine Einladung schicken und die Agenda des Gesprächs beilegen müssen.
Gerade die kleinen informellen Gespräche an der Kaffeemaschine oder bei Übergabe der Unterschriftenmappe bewirken viel.
Hier erfahren Sie von den privaten Plänen Ihrer Mitarbeiter.
Hier holen Sie die für Sie relevanten Hintergrundinformationen ein, um Ihre Mitarbeiter besser einschätzen zu können. Das können Sie alles nutzen, wenn Sie das jährliche Mitarbeitergespräch vorbereiten.


Aber Vorsicht:

Tappen Sie nicht in die Falle, nur informellen Gespräche zu führen und davon auszugehen, dass Sie ja über alle Belange mit Ihren Mitarbeitern sprechen.

Ein formelles Gespräch mit Einladung und Agenda sollte zur Pflichtveranstaltung gehören, weil allen Beteiligten die besondere Tragweite bei dieser Art von Gespräch deutlich ist. Hier werden die relevanten Inhalte besprochen, hier geht es um Geld, Urlaub oder Arbeitszeitverkürzung.

An der Kaffeemaschine können Sie sich gerne nach dem Gesundheitszustand des Mannes, der Kinder oder der Katze erkundigen. Im formellen Gespräch haben diese Dinge nur einen kleinen Raum.

Anlässe, zu denen sich Mitarbeitergespräche empfehlen:

  • Zur Hälfte und zum Ende der Probezeit
  • Jahresgespräche, am besten zu einem festgelegten Termin in jedem Jahr
  • Zielvereinbarungsgespräche (die Häufigkeit richtet sich nach den vereinbarten Zielen)
  • Gehaltsgespräche
  • bei Abmahnungen, Kündigungen, Rückkehr nach längerer Erkrankung oder Elternzeit
  • immer dann, wenn der Mitarbeiter ein verändertes Verhalten über einen längeren Zeitpunkt zeigt

Enscheidend ist nicht, wie oft oder zu welchem Anlass Sie Gespräche führen wollen.
Entscheidend ist, dass sie auch wie vereinbart stattfinden und sich Ihre Mitarbeiter darauf verlassen können.

Planung ist alles.
Wie planen Sie denn Gespräche richtig?

Das geht ganz einfach:

  1. Machen Sie sich Gedanken, zu welchen Anlässen Sie zwingend ein Gespräch führen wollen und in welchen Fällen es optional sein soll.
  2. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter bei einer Teamrunde über die Pflichtgespräche und teilen Sie von Anfang an den Zweck dieser Gespräche mit. So verunsichern Sie Ihre Mitarbeiter nicht unnötig und können sich selber vorbereiten.
  3. Geben SIe Ihren Mitarbeitern auf jeden Fall die Möglichkeit, selber Gesprächsbedarf anmelden zu dürfen und kommen Sie diesem möglichst zeitnah nach.
  4. Planen und strukturieren Sie die Gespräche. Definieren Sie für jedes Gespräch Ablauf und Ziel, damit sich die investierte Zeit für Sie und Ihren Mitarbeiter lohnt.
  5. Halten Sie die Ergebnisse der Gespräche bitte gemeinsam schriftlich fest. Händigen Sie das Gesprächsprotokoll Ihrem Mitarbeiter aus.
  6. Nutzen Sie das Gesprächsprotokoll des letzten Gesprächs im aktuellen zur Überprüfung der erreichten Ergebnisse.

Fazit:

Auch Steuerberater und Rechtsanwälte kommen an regelmäßigen Mitarbeitergesprächen nicht vorbei, wenn Sie ihre Kanzleien erfolgreich steuern und sich und ihre Mitarbeiter entwickeln wollen.

Die in die Gespräche investierte Zeit “rechnet” sich für beide Gesprächsparteien, weil die Ergebnisse gleichermaßen für Weiterentwicklung und für Kontinuität stehen.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche fördern ein gutes Betriebsklima und die Kommunikation im Unternehmen.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche ist Wertschätzung gegenüber der Person und der Leistung des Mitarbeiters.

Tipp:

Wenn Sie sich wirklich optimal auf die nächsten Mitarbeitergespräche vorbereiten möchten, hilft Ihnen sicherlich die kostenlose Modulreihe “Erfolgreiche Mitarbeitergespräche vorbereiten und führen”, für die Sie sich hier eintragen können.

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