Gute Absagen an Bewerber stärken Ihr Arbeitgeber Image

Absagen an Bewerber sind aus Unternehmersicht lästig und zeitaufwendig- aber auch eine große Gefahr fürs Image, wenn sie schlecht gemacht sind.
Für Bewerber sind sie weitaus mehr als eine einfache Jobabsage. Wie mit ein wenig Umdenken eine Win-Win-Situation entstehen kann und Sie gleichzeitig Ihr Arbeitgeber Image verbessern können, lesen Sie hier.

Standardabsage als Pflichtübung

Wie halten Sie es mit Ihren Absagen an Bewerber? Halten Sie das für gänzlich überflüssig? Oder zücken Sie, wie viele, die Standardvorlage aus Ihrem virtuellen Ordner und ersetzen Sie die Adresse und Anrede und ab damit in den Postausgang?
Schließlich wollen Sie ja weder in eine AGG-Falle tappen noch endlos Zeit mit individuellen Absagen für Menschen vertändeln , die Sie ohnehin nicht einstellen wollen.

Diese Sorge mit dem AGG kann ich Ihnen nehmen: Ja, Sie dürfen in den im Gesetz benannten Bereichen nicht diskriminieren, aber niemand hat Ihnen verboten, Bewerber freundlich auf Fehler hinzuweisen. Oder konkret zu benennen, was zur Absage geführt hat, wenn z.B. die fachlichen Voraussetzungen nicht erfüllt werden.

Wozu Ihre Standardabsage fähig ist

Wenn ein Bewerber seine Unterlagen in Ihrer Kanzlei einreicht, ist das nicht nur ein rein postalischer oder virtueller Vorgang:
Der Bewerber macht sich Hoffnungen.

Hoffnung auf einen neuen und interessanten Job. Hoffnung auf mehr Gehalt und höhere Sicherheit, Hoffnung auf ein neues Betätigungsfeld, einen neuen Karriereschritt oder was auch immer.

Er hat Wünsche, die der Jobwechsel erfüllen soll: ein kürzerer Arbeitsweg, nette Kollegen, eine neue Herausforderung oder bessere Arbeitsbedingungen.

Seiner Meinung nach entspricht seine Qualifikation der ausgeschriebenen Stelle. Er glaubt zudem, dass er auch persönlich und menschlich gut in Ihre Kanzlei passt.
Kurz: Er hält sich für einen passenden neuen Mitarbeiter Ihrer Kanzlei.

Und dann erreicht ihn eine Absage, in der alle bekannten Floskeln Platz finden. BÄM!
Keine individuelle Nachricht, kein Hinweis auf Verbesserung, keine Wertschätzung.
Stattdessen ein Tritt in die Magengrube, die der Bewerber so schnell nicht wieder vergisst. Er ist enttäuscht, gekränkt, verletzt und diese Gefühle sitzen tief.

Sein Gehirn wird diese Kränkung, diese Attacke, diesen Anfriff so schnell nicht vergessen und: Sie wird auf jeden Fall mit Ihrem Unternehmen verknüpft gespeichert. Auf Jahre.

Immer, wenn Ihr Unternehmensname fällt, wird ihm diese Kränkung wieder bewusst. Natürlich teilt er seine negativen Erfahrungen in seinem Umfeld mit, wenn sich die Gelegenheit bietet. Er ist ja schließlich das Opfer und nicht der Täter. Und mit jeder Wiederholung wird die Erfahrung tiefer verankert.
So können Standard Absagen einen verheerenden Schaden anrichten.
Je kleiner der Ort, in dem Sie praktizieren, desto größer die Gefahr eines Imageschadens, den Sie so leicht nicht wieder loswerden. Schlechte Erfahrungen sprechen sich herum und Menschen vertrauen auf Urteile von anderen Menschen.

Das Dilemma der Entscheidung

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, sind Sie auf der Suche nach demjenigen, der am besten zu Ihrer aktuellen Vakanz passt. Sie haben die nötigen Parameter festgelegt und Bewerbungsunterlagen auf gute Übereinstimmung gesichtet.

Gewinnen wird derjenige, der am besten passt. Jetzt sind wir ja hier nicht auf dem Sportplatz, wo es für den zweit- und drittplatzierten noch eine Medaille gibt. Sie haben nur die Goldmedaille zu vergeben, den Rest gibt es nicht.

Die Kluft zwischen dem Bewerber, für den Sie sich entschieden haben und dem, der es nicht geschafft hat, ist manchmal minimal.

Für den Bewerber allerdings nicht: Er ist raus. Er spielt nicht mit. Gar nicht. Es gibt nämlich keine Reservebank in Ihrem Unternehmen.
Er kassiert die Absage mit den bekannten Folgen und ihn werden Sie auch wohl niemals wiedersehen. Seine Kollegen natürlich auch nicht, falls sie einmal wechseln wollen.

In die Zukunft denken

Ah, vielleicht ja doch:

Wie oft stellen Sie neue Mitarbeiter ein? Bei kleinen Kanzleien kommt es hoffentlich nur ganz selten vor.
Ist Ihre Kanzlei etwas größer und beschäftigt sie ab 30-40 Mitarbeiter, so wird immer mal wieder eine Stelle frei oder die Kanzlei möchte ohnehin wachsen.

Dann könnten Sie seine Bewerbung für eine spätere Vakanz vormerken und ihm das mitteilen.
Sie schicken ihm damit auch keine Absage, sondern haben so die Möglichkeit, die Qualität seiner Bewerbung und seiner Eignung positiv herauszustellen. Ihm quasi die Silbermedaille umzuhängen.

Holen Sie sich dafür aber unbedingt sein Einverständnis ab. Das bewahrt Sie vor „Karteileichen“ und gibt dem Bewerber die Chance, darüber nachzudenken, ob er seine aktuellen Bewerbungstätigkeiten abbrechen möchte.

Bieten Sie das bitte nur an, wenn die Verhältnisse auch tatsächlich so sind. Also, wenn in absehbarer Zeit eine passende Stelle frei sein wird. Begehen Sie nicht den Fehler, allen Bewerbern einen Platz auf der „Warteliste“ anzubieten, die gar keine ist oder die es nicht gibt.

Der Bewerber ist jetzt auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Deshalb sollten Sie ihm natürlich auch mitteilen, wann er mit einer entsprechenden Benachrichtigung rechnen kann.

Sonst landen Sie, auch ohne Standardabsage, wieder in der obigen Situation.

An andere denken

Nur, weil Sie den Bewerber abgelehnt haben, heißt das ja nicht, dass es sich um einen schlechten Bewerber handelt.
Sie könnten ihm, statt der Absage, auch eine Empfehlung mitgeben.

Vielleicht gibt es einen Mandanten, der schon lange auf der Suche nach einem Beschäftigten mit den Eigenschaften des Bewerbers ist?
Vielleicht kennen Sie auch Berufskollegen, die ganz andere Mandate betreuen. Die anders als Sie aufgestellt sind und wo der Bewerber bestens hineinpassen könnte?
Wenn Sie diesen völlig unsinnigen Konkurrenzgedanken beiseite schieben können, könnte das ein wirklich guter Weg für alle sein:

• Der Bewerber bekommt eine Empfehlung. Damit bekommt seine Bewerbung eine ganz andere Qualität.
• Ihr Arbeitgeberimage wird gestärkt und wer weiß: vielleicht empfiehlt der Bewerber seinen ehemaligen Kollegen, sich zukünftig unbedingt bei Ihnen zu bewerben? Und das, obwohl er selbst eine Absage bei Ihnen kassiert hat!
• Ihre Mandantenbeziehung wird noch inniger, weil Sie Ihren Mandanten auch noch gute Mitarbeiter empfehlen können.
• Wer weiß: Vielleicht bekommen Sie auch einmal einen neuen Mitarbeiter von Ihren Berufskollegen empfohlen? Schließlich wirkt hier das Gesetz der Reziprozität.

Und was ist mit der Zeit?

Wenn Sie Standardantworten verschicken, weil Sie für alles andere keine Zeit haben, dann machen Sie bitte weiter so. Dann darf Ihr Arbeitgeber Image gerne leiden – weil Sie nicht verstanden haben, dass man Menschen mit Wertschätzung begegnet. Und das gilt eben auch für Bewerber.

Allen anderen empfehle ich dringend, sich diese Zeit zu nehmen. Gute Absagen an Bewerben stärken Ihr Arbeitgeber Image.
Und schlechte Absagen ruinieren es. Das können und wollen Sie sich sicherlich nicht leisten.

Wie machen Sie es denn jetzt richtig?

Wenn Sie wirklich Absagen schreiben müssen (und keine der vorgenannten Alternativen berücksichtigen können), dann denken Sie daran:

Alles, was nach außen geht, ist Personalmarketing. Das haben ich im Beitrag „Der perfekte Jobtitel“ näher erläutert.

Formulieren Sie individuell und wertschätzend.
Manchmal sind es nur einzelne Worte, die darüber entscheiden, welchen Eindruck der Leser bekommt:

„Vielen Dank für Ihre Bewerbung… Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben.“

„Vielen Dank für Ihre Bewerbung… Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden, weil er über eine noch größere Erfahrung in XY verfügt als Sie.“

Ehrlichkeit siegt.
Bei aller Sorge um Klagen nach dem AGG sollten Sie überlegen, welche Werte Sie nach außen verkörpern.
Ehrlichkeit ist ein wichtiger Wert in der Zusammenarbeit. Und auch bei Absagen zahlt sich Ehrlichkeit aus. Versuchen Sie, so offen und ehrlich wie möglich Ihre Gründe für die Absage zu benennen. Vielleicht helfen Sie dem Bewerber damit auch, seine Unterlagen gewissenhafter zusammenzustellen oder sein Motivationsschreiben noch einmal zu überarbeiten. Dieser Bewerber wird Ihnen, trotz Absage, eher dankbar als gram sein.

Ein Dankeschön ist immer drin.
Ein sehr persönliches Dankeschön sollte in einer guten Absage nie fehlen. Hier ist Individualität besonders wichtig, damit sich der Bewerber auch wirklich angesprochen fühlt.

Sie können für die eingesetzte Zeit der Bewerbungserstellung danken, für die Mühe eines guten Anschreibens, für die Übersichtlichkeit der eingereichten Unterlagen, für die Vollständigkeit oder die besondere Aufmachung. Möglichkeiten gibt es genügend.

Antworten Sie zeitnah.
Lassen Sie den Bewerber nicht unnötig lange warten. Auch nicht auf eine Absage. Je schneller er weiß, woran er ist, desto besser ist das für ihn. Und für Sie auch, weil Sie den Vorgang abschließen können.

Wie ich es auch in meinem Beitrag „Das sollten Sie niemals in eine Stellenanzeige schreiben“ gilt auch hier: Wörter können viel aus- oder anrichten! Entscheiden Sie sich lieber für „ausrichten“

Vorlagen sind nicht per se aus der Hölle

Natürlich müssen Sie nicht bei jeder Absage wieder von Neuem anfangen und sich die Punkte überlegen, die Sie ansprechen wollen.

Sie könnten sich z.B. eine Checkliste erstellen, in der Sie verschiedene gute Formulierungen sammeln, auf die Sie als Inspiration zurückgreifen können.

Ich bin auch kein Feind von Textbausteinen, wenn Sie sie mit persönlichen Ergänzungen verwenden. Wenn Ihnen gar nichts einfällt, können Sie sich mit diesem „Absagen-Generator“ Inspirationen holen.

Wenn Sie auf eine gute Reputation als Kanzlei Wert legen, dann sollten Sie auch Zeit und Mühe in gute Absagen investieren. Begegnen Sie Ihren Bewerbern mit Respekt, Wertschätzung, Ehrlichkeit und Transparenz, zahlt sich das für Sie aus.