Einfach richtig gutes Feedback geben - Kanzleiprofiling
Einfach gutes Feedback geben. Kanzleiprofiling Marion Ketteler 3-Schritte-Formel

Einfach richtig gutes Feedback geben

Wie Sie mit einer einfachen 3-Schritte-Formel garantiert ein richtig gutes Feedback geben. Denn gut etabliertes gutes Feedback sorgt für eine kontinuierliche Entwicklung aller.
Dieser Beitrag beschreibt, wieso gutes Feedback zu geben und zu empfangen manchmal gar nicht leicht ist und wie Sie mit einer einfachen 3-Schritte-Formel gutes Feedback geben können.

Der Beitrag ist einer der Reihe “Methodenkompetenzen”. Hier stelle ich einfach anzuwendende Methoden vor, die Ihren Kanzleialltag einfach besser machen.
Lesen Sie in dieser Reihe auch gerne folgende Blogbeiträge:
Mit dem Fieberthermometer zum Wohlfühlfaktor und Mit Pessimismus ans Ziel

Gutes Feedback zu geben ist gar nicht so leicht

Das liegt an beiden Seiten gleichermaßen: am Feedbackgebenden und am Feedbackempfänger. Fangen wir beim Feedbackempfänger an:

Was passiert, wenn man Feedback bekommt?

Feedback ist die Spiegelung des eigenen Verhaltens oder von Aussagen, die gemacht wurden. Jemand bewertet das, was gesagt oder getan wurde. Das fühlt sich fast nie angenehm an.

Uns fällt es schwer, die Situation von der Person abzugrenzen


Vielen Menschen fällt es schwer, die eigene Person von der Situation zu entkoppeln. Da wir ja in dieser Situation agiert haben, gibt es eine Verbindung zwischen ihr und uns. Sie entkoppelt zu betrachten ist für viele Menschen ungewohnt und daher nicht ganz einfach. Man muss in der Lage sein, eine Art Meta-Position einnehmen zu können. Man betrachtet also sich selbst in der Rückschau in der genannten Situation. Manchmal wird diese Position auch als “Adler-Position” bezeichnet – also der Blick von oben auf das Setting.

Man hört also nicht: “Dein gezeigtes Verhalten hat in dieser Situation XY bewirkt” sondern “Dein gezeigtes Verhalten, also du, bist falsch”.

Wenn man das hört, kann man sich gut vorstellen, was passiert: die Schranken gehen runter und alles steht auf Verteidigung und Rechtfertigung, weil die eigenen Perönlichkeit infrage gestellt wurde.

Mein erster Tipp:
Denken Sie beim Feedback annehmen daran: Ihr Verhalten und/oder Ihre Äußerungen werden bewertet – nicht Sie als Person

Das kann man auch im Gespräch noch einmal deutlich machen. Indem der Feedbackgebende das ausdrücklich betont. Für “alte Hasen” im Feedback annehmen wird das dann irgendwann nicht mehr nötig sein. Zu Beginn ist es aber wirklich hilfreich.

Der Feedbackgebende hat ein spezielles Interesse

Der Feedbackgebende gibt meistens Feedback, weil ihm oder ihr etwas Negatives aufgefallen ist. Er oder sie ist der Überzeugung, es besser zu wissen und möchte dieses Wissen weitergeben.

Er oder sie möchte, um es drastisch auszudrücken und zu überspitzen, dass sein Verhalten in der Situation kopiert wird, weil er oder sie es für richtig befindet und das erlebte Tun als falsch. Das kann ein großes Problem werden, wenn der Feedbackspender der Vorgesetzte ist und davon ausgeht, dass sein Feedback zu 100% angenommen und umgesetzt werden soll.

Mein zweiter Tipp:
Fragen Sie sich als Feedbackspender also immer, wieso Sie dieses Feedback geben wollen und was der Feedbackempfangende damit tun soll

Denn nichts ist unrealistischer als der Glaube, mein Verhalten und meine Ansicht zu einer Situation sei die einzig wahre. Daher ist es immer dem Feedbacknehmenden überlassen, was er mit dem Feedback macht: ganz oder teilweise annehmen, anhören oder nichts davon. Ein Recht auf 1:1 Annahme und Umsetzung des gesagten Feedbacks haben Sie als Feedbackspendender nicht.

Und wie gibt man nun einfach richtig gutes Feedback, das der Feedbackempfangende auch annimmt?

Indem man sich an einer einfachen 3-Schritte-Formel orientiert.

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3-Schritte-Formel
Was ist mir positiv aufgefallen

1.Schritt: Was ist mir positiv in der Situation aufgefallen und zu was hat das geführt?

Feedback immer nur mit negativen Verhaltensmustern zu verknüpfen ist nicht sinnvoll. Der Feedbackempfangende geht dann davon aus, dass er auf jeden Fall etwas nicht gut gemacht, etwas übersehen oder sonst etwas in den Augen des Feedbackspendenden nicht richtig gemacht hat. Das führt zu einer Anspannung und das wertvolle Instrument des guten Feedbacks verbrennt mit der Zeit.

Einfach gutes Feedbackgeben beginnt also immer mit der Beschreibung einer positiven Auswirkung eines gezeigten Verhaltens oder Aussage. Das hat zudem den Vorteil, dass sich der Feedbackgebende im Vorfeld auch mit den guten Auswirkungen des Tuns und Agierens der zu bewertenden Person beschäftigt. Das unterstützt die Wahrnehmung der gelingenden Dinge. Und das ist mindestens genauso wichtig wie der Fokus auf die nicht gelingenden Dinge. Wenn nicht sogar wichtiger und hilfreicher.

Der Feedbackempfangene erlebt sich in dieser Situation als kompetent und das ist eine gute Ausgangsbasis für das weitere Gespräch.

Wenn es denn überhaupt noch die weiteren Schritte zwei und drei benötigt.

Mein dritter Tipp:
Einfach richtig gutes Feedback geben geht auch nur mit einem guten Feedback

Wieso muss “Feedback geben” immer negative Kritik bedeuten? Wieso kann ich dem anderen nicht einfach einmal etwas Positives zurückspiegeln, weil das ja Feedback im Kern meint.

Wenn Sie das in Ihren Kanzleialltag integrieren, werden Sie über die Auswirkungen mehr als erstaunt sein – das verspreche ich Ihnen. Fangen Sie am besten heute schon damit an, gutes Feedback zu geben. Der Feedbackempfangene freut sich über das Feedback und sein Selbstzutrauen wächst. Und der Feedbackspendene kann sich ja ebenso freuen: er oder sie ist der Überbringer der guten Nachricht und hat etwas Tolles und Gutes wahrgenommen. Perfekt!

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3-Schritte-Formel
Was habe ich in der konkreten Situation wahrgenommen

2. Schritt: Konkrete Beschreibung der Situation und der Auswirkungen des gezeigten Verhaltens bzw. der Aussage möglichst ohne Bewertung

Das muss man ein wenig üben. Weil wir Menschen ja gerne bewerten, damit alles so schön in unsere persönlichen Schubladen passt.
Hier geht es aber um etwas anderes: dem Feedbackempfangenen die Auswirkungen seines Verhaltens oder seiner Aussage bewusst zu machen.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Eine Mitarbeiterin spricht mit einem Mandanten über die pünktliche Einreichung seiner Buchhaltungsunterlagen. Sie bekommen das Telefonat zufällig mit.

Im Telefonat sagt die Beschäftigte: “Herr Mustermann, wir brauchen ihre Unterlagen immer bis zum dritten Werktag eines Monats, damit wir hier die Arbeit besser einteilen können…

Einfach richtig gutes Feedback wäre:
“Frau Musterfrau, ich habe zufällig ihr Gespräch mit Herrn Mustermann mitbekommen. Darin sagten Sie, dass wir die Buchhaltungsunterlagen immer zum dritten Werktag benötigen, um die Arbeit hier zu organisieren. Den Termin, den Sie nennen, ist richtig. Wenn Sie das dem Mandanten gegenüber genauso kommunizeren, könnte er zu dem Schluss kommen, dass er seine Unterlagen nur deswegen bis zum dritten Werktag einreichen soll, damit wir es leichter haben.
Seinen eigenen Vorteil könnte er so gar nicht erkennen.

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Welche alternativen Handlungsoptionen hat der Feedbackempfangende

3.Schritt: Handlungsalternativen anbieten

Etwas nur zu bekritteln oder zu bemängeln, nützt dem Feedbacknehmenden in aller Regel nichts. Er oder sie zeigt das Verhalten ja nicht, um absichtlich etwas falsch zu machen, sondern weil er oder sie der Meinung ist, richtig zu handeln oder weil kein alternatives Verhalten vorstellbar oder bekannt ist.

Als guter Feedbackgebender bieten Sie eine Handlungsalternative an oder kommen darüber mit dem Feedbacknehmenden ins Gespräch. Hier im Beispiel könnten Sie die dahinter liegenden Überlegungen noch einmal darstellen:

“Wir fordern die Unterlagen doch deswegen zum dritten Werktag an, damit die Arbeit ohne Zeitdruck und damit in einer wirklich guten Qualität gemacht werden kann und wir u.U. noch Rückfragen klären können, damit alles vollständig verbucht werden kann. Wir wollen nicht nur die Buchhaltung irgendwie wegbuchen, sondern stehen für eine gute Qualität unserer Arbeit.”

Um vielleicht anschließend mit einer Frage fortfahren: “Was könnten Sie zukünftig sagen, so dass der Mandant besser verstehen kann, wieso er seine Unterlagen pünktlich zum dritten Werktag einreichen soll?”

Hier eine Frage zu stellen, bewirkt zweierlei: Der Feedbackspender ist nicht der Allwissende, der allein seinen Weg als den allein seligmachenden weitergibt und der Feedbackempfangende kann sein eigenes alternativen Verhalten entwickeln. Weil nur das, was er oder sie sich konkret vorstellen kann, wird er oder sie auch tun können.

Natürlich kann hier auch ein Rat angemessen sein und nicht jedes Gespräch muss in eine Diskussion ausarten. Probieren Sie einfach aus, was gut zur Situation passt.

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Wozu überhaupt Feedback geben

Wozu überhaupt Feedback geben?

Wozu geben Sie denn Feedback? Um dem Feedbacknehmenden etwas aufzuzeigen, was ihm oder ihr nicht bewusst ist. Vielleicht auch, um Fehler zu beheben oder für eine allgemein bessere Wahrnehmung der Auswirkungen des eigenen Tuns und Unterlassens zu verdeutlichen.

Hoffentlich nicht, weil Sie denken, Sie hätten die Weisheit mit Löffeln gefressen.

Und weil eine gute Feedbackkultur zu einer gut geführten Kanzlei gehört. Weil es auch ein gutes Instrument guter Selbst- und Mitarbeiterführung ist. Um gute Mitarbeiterführung (und was sie von schlechter unterscheidet), geht es auch in diesem Artikel: So geht Mitarbeiterführung nicht!

Mein letzter Tipp:
Üben Sie sich alle ständig im Feedbackgeben und machen Sie es zur Regel

Wie vieles im Leben ist auch Feedback geben und annehmen eine Übungssache.

Sie können sogar am Anfang Feedback über das Feedback geben. Schreiben Sie sich die drei einfachen Regeln guten Feedbacks einfach auf und nehmen Sie sie zu jeder Besprechung mit. Vereinbaren Sie, dass jeder einmal Feedback geben und empfangen soll, wenn etwas Gutes oder nicht so Gutes aufgefallen ist. Beginnen können Sie auch gerne mit ausschließlichem Feedback über die gelungenden Dinge. Sie werden, wenn es gut umgestzt wird, erstaunt sein, wieviel gutes Feedback ausmacht. Führen Sie das später als allgemeine Regel ein. Durch die ständige Wiederholung und Häufigkeit verliert das Feedbackgespräch vielleicht auch seinen Schrecken, den es ursprünglich hatte.

Ich übe das in meinen Beratungen immer und alle sind froh, damit ein einfaches und richtig gutes Werkzeug in der Hand zu haben, um die Kanzlei und jeden Einzelnen stetig zu verbessern und gutes Verhalten sichtbar zu machen.

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Takeaways

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