Die Kunst der Delegation

Autorin: Marion Ketteler
Kategorie: Kanzleiführung
Lesedauer: 5 Minuten

Ich habe mich bewusst für diesen Titel entschieden:
Denn Kunst kommt von Können, nicht von wollen…
Denn sonst hieße es ja…
Aber das kennen Sie sicher.

Dass es eine Kunst sein muss, ist völlig klar:
Könnte man das so einfach, würden ja viel mehr davon Gebrauch machen.

Oder sind die Vorzüge guter Delegation nicht bekannt?

So oder so: ich versuche hier einmal Licht ins Dunkel und Ihnen die Vorzüge guter Delegation näher zu bringen.

In der Vorbereitung zu diesem Thema bin ich letztlich auf drei Fragen gestoßen, die es zu beantworten gilt:

  • Wozu delegieren?
  • An wen delegieren?
  • Wie delegieren?

Als kleiner Exkurs böte sich noch an:

  • Was soll man und was soll man besser nicht delegieren?

Wozu delegieren?

Die Kunst guter Delegation
Zeit sparen Uhr
Bild von Arek Socha auf Pixabay

Frage ich meine Kunden, kommt wie aus der Pistole geschossen:
„Damit ich mehr Zeit habe.“

Ja, stimmt natürlich.
Delegation, also jemandem eine Befugnis oder eine Aufgabe übertragen, spart Zeit.

Aber nur, wenn die Übertragung richtig gelingt.
Sonst kostet sie Zeit, weil Rückfragen beantwortet werden müssen.
Oder das Ergebnis nicht der Erwartungshaltung entspricht und so der Auftraggeber das Resultat überarbeiten muss.

Das ist übrigens immer der Grund, weswegen Führungskräfte glauben, Delegation wäre nichts für sie:
Die Arbeit würde nicht zu ihrer Zufriedenheit ausgeführt, ständig kommen Rückfragen und so würden sie viel mehr Zeit in die Delegation investieren als Zeit zu sparen.

Klassischer Fall von: Delegation nicht gekonnt!

Bleiben wir aber bei dem „Wozu“:

Gute Delegation sorgt zunächst einmal dafür, dass alle Aufgaben möglichst gerecht auf alle Köpfe verteilt werden.

Die Kunst guter Delegation
Aufgabe gerecht verteilen Bild mit Pfeilen
Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Natürlich unter Beachtung der entsprechenden Voraussetzungen:
Sie werden sicherlich Ihrer Dame am Empfang keinen Jahresabschluss geben, nur weil sie gerade einmal Zeit hat.

Und damit kommen wir ganz elegant zum nächsten Punkt:
Wenn Sie die Arbeit auf möglichst viele Köpfe verteilen möchten, was braucht es dann dazu bei den Empfängern?

Wissen, Vermögen, eigenes Zutrauen, gutes Zeitmanagement, Organisationsvermögen und und und…

Sie machen andere Dinge als Ihre Mitarbeiter.

Sie bearbeiten in der Regel andere Aufgaben als Ihre Mitarbeiter.
Wenn Sie nun eine Aufgabe abgeben, die vielleicht eine fachliche Herausforderung ist und er oder sie sie gut löst. Was passiert dann?

Ihr Mitarbeiter macht die Erfahrung, dass er neue Herausforderungen bewältigt.

Das macht zufrieden, selbstbewusst und stärkt sein persönliches Zutrauen in seine Fähigkeiten.

Er hat hinzugelernt, vielleicht neue Fähigkeiten erworben und wird sich bei der nächsten Delegation mehr zutrauen. Er wird immer mehr und immer selbstverständlicher Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass Sie an vielen Stellen entlastet werden.

So können Sie durch geschickte Delegation Spezialisten in Ihrem Team ausbilden.
Vielleicht stellen Sie in der Bearbeitung der Aufgaben fest, dass Ihr Mitarbeiter noch ganz andere Talente hat.

Was für ein Nutzen, was für viele Nutzen (wenn es das gibt) für die Kanzlei!

Was auch immer passiert: Bei guter Delegation bringen Sie Ihrem Mitarbeiter Wertschätzung entgegen und fördern seine Entwicklung.
Fachlich und persönlich.

Nebenbei erfahren Sie mehr über den genauen Kenntnisstand Ihres Mitarbeiters, der die Aufgabe übernommen hat und steigern dauerhaft Ihre Effektivität.

Sie grenzen Zuständigkeiten innerhalb des Teams besser ab, weil Sie genau wissen, wer was kann.

Wenn das nicht Gründe genug sind, morgen mit guter Delegation anzufangen, weiß ich es auch nicht.

Gibt es denn auch etwas, das dagegenspricht?

Die Kunst guter Delegation
Was spricht gegen Delegation?
Zwei Schafe
Bild von Susanne Jutzeler, suju-foto auf Pixabay

Wenn so viele Führungskräfte dieses wertvolle Instrument nicht verwenden, auch wenn Sie es vielleicht nicht perfekt können, macht ja schon stutzig.

In meinem Beitrag zur 100 Stunden Woche habe ich es bereits erläutert:

Menschen tun nichts ohne Grund.

Heißt das, sie haben vielleicht ja auch einen Grund dafür, NICHT zu delegieren?

Fällt Ihnen da spontan etwas ein?

Mir eine ganze Menge:

  • Führungskräfte wollen keine Arbeit abgeben, um fachlich immer noch mehr zu können als ihre Mitarbeiter.
    Ich erspare Ihnen und mir an dieser Stelle einen Exkurs, warum diese Denke in eine Sackgasse führt. Reizen täte es mich…
  • Wenn Rückfragen immer wieder Zeit binden, hat man eine wunderbare Ausrede dafür, etwas anderes nicht zu schaffen oder so lange arbeiten zu müssen.
  • Bei häufigen Rückfragen denken Führungskräfte viel eher, dass ihre Mitarbeiter nichts können als dass sie nicht gut delegiert haben. Das bestärkt sie darin, immer weniger zu delegieren, weil irgendwann alle Mitarbeiter „dumm“ sind und nichts können.
  • Man kann sich so herrlich als „Alleswisser und Könner“ fühlen, wenn man nur alleine etwas weiß. Das streichelt das Ego. Hach, wie schön!

Kurz gesagt: Man fühlt sich so richtig als Chef.
Alle kommen zu einem, alle haben Fragen und alleine er kann allen helfen. Herrlich, oder?

Das ist der gefühlte Olymp.

Das ist kein Witz:
Ich erlebe das immer wieder in meiner Tätigkeit:
Führungskräfte beschweren sich, dass ihre Mitarbeiter so viele Fragen stellen.
Dass sie so wenig wissen, keine Verantwortung übernehmen und nicht entscheiden können oder wollen.
Dabei kommen sie nicht einmal auf den Gedanken, dass das etwas mit ihrem eigenen Verhalten zu tun hat.

Also:
Fangen Sie an zu delegieren, wenn Ihnen wirklich etwas an Ihren Mitarbeitern liegt.
Wenn Sie Ihre Kanzlei fachlich und persönlich weiterentwickeln wollen.
Sie können ein sehr guter Chef sein auch wenn Sie Mitarbeiter haben, die fachlich besser sind als Sie.

Das sollte sogar Ihr Ziel sein:
Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu den besten, die Sie haben können.
Und entlasten Sie sich von vielen operativen Aufgaben.
Das ist nicht Ihre Baustelle.
Sie brauchen Zeit für Strategie und Unternehmensführung.
Nicht für die Erstellung von Bilanzen.

Befriedigen Sie Ihr Ego an anderer Stelle, aber nicht als Vorgesetzter in der Kanzlei.
Hier geht es um Wichtigeres:

Hier geht es um das Wohlgefühl aller. Und um Ihren Kanzleierfolg.

Die Kunst guter Delegation
Wohlgefühl 
Feiern
Gläser
Bild von Free-Photos auf Pixabay

Dass das ein tolles Instrument für Mitarbeiterbindung ist, ist Ihnen eh schon klar, oder?

Und wer weiß:
Wenn Sie die Kunst der guten Delegation irgendwann beherrschen und Ihre Mitarbeiter sich an diese Form der Führung und Entwicklung gewöhnt hat: Vielleicht kommt dann irgendeines Tages ein solcher Mitarbeiter zu Ihnen und hat eine eigene Idee, wie er sich noch mehr in die Kanzlei einbringen kann.

Wie wäre diese Vorstellung? Märchenhaft? Nein, realistisch.

Das Gute ist:
Sie muss kein Märchen bleiben. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern Selbstvertrauen in die eigene Leistung und Sie werden sehen:
Sie wachsen über sich hinaus.

So, puh, das musste mal gesagt oder besser geschrieben werden.

Die Kunst guter Delegation
Ampel mit grünem Pfeil
Exkurs Delegation
Bild von Hebi B. auf Pixabay

Kleiner Exkurs:
Was dürfen Sie denn eigentlich delegieren und was besser nicht?

Natürlich gibt es für alles Grenzen:

Schlaue Füchse unter Ihnen könnten ja jetzt auf die Idee kommen:
Prima, dann gebe ich jetzt einfach nach und nach alles ab.
So toll die Idee auch erscheint, sie funktioniert nicht.

Weil Sie natürlich persönliche Anliegen von Mandanten und Kollegen nicht abgeben dürfen.
Das zerstört das Vertrauensverhältnis.

Sie müssen selbstverständlich berufsrechtliche Vorgaben erfüllen und korrekt mit sensiblen Daten umgehen, aber das ist wohl jedem klar.

Sie dürfen bitte und das ist wirklich wichtig, denjenigen, dem Sie die Aufgabe übertragen haben, nicht ihre eigenen Fehler ausbaden lassen. Wenn Sie eine Aufgabe schon vermasselt haben, dann stehen Sie bitte auch dazu.

So etwas delegiert man nicht. Das ist unterirdisches Führungsverhalten.

Mitarbeiter sind keine „Müllaufbereiter“

Und natürlich dürfen Sie auch keine Entscheidungen, die Sie nur aufgrund Ihrer Rolle treffen können, an andere delegieren.

Und noch eine Bitte:
Geben Sie bitte nicht ausschließlich die Dinge ab, auf die Sie keine Lust haben oder die irgendwie lästig oder konfliktträchtig sind.

Mitarbeiter sind nicht dumm und merken nach kurzer Zeit, dass sie hier eigentlich nur Ihr „Müllaufbereiter“ sind.
Dann wundern Sie sich bitte nicht, wenn diese Mitarbeiter bald kündigen.

Das ist das Gegenteil von Wertschätzung!

Was dürfen Sie denn jetzt mit gutem Gewissen delegieren?

Natürlich alle Aufgaben, die in den Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters fallen.
Bitte achten Sie darauf, ihn nicht völlig auszubeuten oder zu überfordern. Geben Sie ihm nicht das zehnte Neumandat diese Woche, wenn er sowieso schon absäuft.
Das ist unfair.

Sie können Sonderaufgaben, die selten auftauchen, delegieren.
Gerade einmal etwas ganz Anderes machen zu können, beflügelt manche Mitarbeiter.

Und Sie haben nicht das Problem, dass Sie sich für eine Anfrage gleich selbst in etwas völlig Neues einarbeiten müssen.

Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern dann auch die Entscheidungen, die im Rahmen der Delegation nötig sind.
Wenn er schon die Arbeit macht, soll er auch entscheiden dürfen (müssen).

Übertragen Sie immer die volle Verantwortung für die Aufgabe.
Sonst wird Ihr Mitarbeiter nicht ins Tun kommen.

An wen delegieren Sie denn jetzt?

Die Kunst guter Delegation
An wen delegieren?
Menschenmenge
alle sehen gleich aus

Juristen unter Ihnen kennen das: „Das kommt darauf an!“

Vor allen Dingen auf die sachlichen und organisatorischen Begebenheiten. Das wissen Sie besser als ich.

Sicher kommt es auch auf die fachliche Kompetenz des Mitarbeiters an. Das versteht sich ja von selbst.

Bedenken Sie dabei bitte auch an die Persönlichkeit des Mitarbeiters:
Auch der- oder diejenige, die fachlich vielleicht nicht die Beste für diese Aufgabe ist, kann so hoch motiviert sein, dass er oder sie die Herausforderung gerne annimmt und besser wird.
Wenn das Umfeld unterstützend genug ist und er oder sie keine Angst vor Fehlern haben muss.

Persönlichkeiten, die sich nicht gerne in der Breite weiterentwickeln wollen, immer wieder Aufgaben zu geben, die in diese Richtung gehen, macht einfach keinen Sinn.

Lernen Sie im Umgang mit Delegation Ihre Mitarbeiter neu zu lesen.

Wer hat woran Freude?
Wie gehen sie mit Herausforderungen um?
Wer hat besondere Kenntnisse und Fähigkeiten?
Wie kann ich motivieren, Neues auszuprobieren?

Aber:

Lassen Sie sich nicht von denjenigen ausbremsen, die immer sofort abwiegeln, wenn Sie mit einer Aufgabe kommen:
Es gibt sie:
Jene, die einfach immer zusätzliche Aufgaben ablehnen.
Auch, wenn sie Kapazitäten haben.

Die Kunst guter Delegation
Neue Mitarbeiter und Azubis
Mensch
Bild von cpowell2 auf Pixabay

Für neue Mitarbeiter und Azubis gilt:

Haben Sie neue Mitarbeiter und fangen diese erst an, nach und nach Aufgaben zu übernehmen, habe ich einen guten Tipp:

Hier steht ja die Bereitschaft, sich permanent in neue Sachverhalte einarbeiten zu wollen, an oberster Stelle.

Machen Sie das nicht kaputt, in dem Sie nur unangenehme Aufgaben abgeben.

Geben Sie bitte nur gute Aufgaben ab.

So kann ihr neuer Mitarbeiter in Ruhe und mit großen Selbstzutrauen wachsen und sich einleben.

Das gilt selbstverständlich auch für Auszubildende.

Ganz oder gar nicht!

Die Kunst guter Delegation
Ganze Aufgaben delegieren
Gans
Bild von PublicDomainPictures auf Pixabay

Wenn Sie abgeben:
Bitte keine klitzekleinen Fitzelchen.
Das kann mal passieren, wenn Sie nur eine passende Auskunft für einen umfangreichen Fall benötigen und vielleicht selber gerade keine Zeit zur Recherche haben.

Niemand macht gerne Aufgaben, die für ihn in keinem Zusammenhang stehen. Sie erscheinen dann sinnlos. Und wer macht schon gerne sinnlose Tätigkeiten?
Da fehlt dann manchmal auch die entscheidende Information, die aber benötigt wird, um den richtigen Zusammenhang zu bilden und die richtige Antwort zu geben.

Delegieren Sie lieber eine große Aufgabe ganz als viele kleine Teilaufgaben.
Glauben Sie mir, dass ist für Sie beide besser.

Jetzt sind Sie sicher schon ganz gespannt, wie Delegation dann nun auch praktisch geht, oder?

Kommen wir also zur Beantwortung der dritten Frage:

Die Kunst guter Delegation
Wie delegieren?
Geschenk übergeben
Bild von Moilanen auf Pixabay

Wie delegieren?

Jetzt geht es an die Kunst:

Wenn Sie noch nie etwas wirklich delegiert haben, sind weder Sie noch Ihrer Mitarbeiter das gewohnt.

Dann ist es eine gute Idee, das auf der nächsten Teamsitzung anzusprechen. Teilen Sie Ihre Motivation mit, warum Sie delegieren wollen.

Wenn Ihre Mitarbeiter bereits schlechte Erfahrungen mit Delegationen von Ihnen gemacht haben, geben Sie bitte zu, dass das in der Vergangenheit nicht in Ordnung war und das Sie es in Zukunft besser machen möchten.

Sie können in dieser Besprechung ja sofort Bedingungen festhalten, die für eine gute Delegation erfüllt sein müssen.
Ihren Mitarbeitern fällt bestimmt etwas ein.

Entscheiden Sie die Delegation bitte nicht aus dem Bauch heraus oder aus Zeitnot.
Das wird nicht klappen!

Wenn alle informiert sind, können Sie den nächsten Schritt gehen:

Überlegen Sie, was Sie gerne delegieren möchten.
Ist das die richtige Aufgabe (siehe oben) oder haben Sie nur einfach keine Lust dazu?
Ist das eine Aufgabe, an der Ihr Mitarbeiter wachsen kann?

Nicht falsch verstehen:
Sicherlich muss Ihr Mitarbeiter nicht an jeder Aufgabe wachsen.
Aber gerade, wenn Sie anfangen gut zu delegieren, sollte das immer eine Überlegung sein.
Sie wollen doch motivierte Mitarbeiter, die Ihre Aufgaben gerne übernehmen, oder? Na, sehen Sie.

Mit Ankündigung

Zunächst kündigen Sie bitte, wenn es irgendwie möglich ist, die Delegation an.
Bitte nicht so:
„Frau Müller, können Sie bitte in 5 Minuten das und das für mich machen?“

Bitte informieren Sie ihren Mitarbeiter, dass Sie ihm gerne eine Aufgabe übertragen wollen.
Es kann ja durchaus sein, dass er gerade selbst noch Sonderaufgaben bearbeitet, von denen Sie nichts wissen oder eine Kollege ihm schon eine zusätzliche Aufgabe gegeben hat.

Jetzt folgt das ergebnisoffene Gespräch

Klären Sie das in einem ergebnisoffenen Gespräch.
Das ist ein Gespräch, in dem das Ergebnis offen ist. Ich sage schreibe das lieber nochmal dazu.
Das Ergebnis könnte auch so aussehen, dass Sie Ihre Aufgabe doch selbst erledigen müssen. Oder dass es ein anderer Mitarbeiter macht.
Vielleicht können Sie zu diesem Zeitpunkt schon besprechen, welche Unterlagen und Informationen Ihr Mitarbeiter benötigt, welche Ressourcen bereit gestellt werden müssen und was vielleicht anderes dafür entfällt.

Klären Sie auch das Know-how an dieser Stelle: Fühlt sich Ihr Mitarbeiter in der Lage, die Aufgabe zu übernehmen?

Wenn Einigung besteht, tragen Sie bitte ALLE notwendigen Unterlagen zusammen und räumen entsprechende Befugnisse ein.

Je nach Aufgabe kann es zudem sinnvoll sein, die Kollegen der Mitarbeiter über die Delegation zu informieren.

Was ist das Ziel dieser Delegation?

Die Kunst guter Delegation
Ziel von Delegation
Pfeile auf Dartscheibe

Dann, und das ist sehr wichtig:
Klären Sie das Ziel der Delegation:

Wie soll das Ergebnis aussehen?
Wann ist die Aufgabe erledigt?
Welche Erwartungshaltung haben Sie noch?

An dieser Hürde scheitern die meisten Delegationen

Der Abgebende ist sich nicht im Klaren, welches Ergebnis er genau erwartet.
Der Annehmende fragt nicht nach.
Teils, weil er bereits eigene Vorstellungen über das Ergebnis hat.
Teils, weil er sich nicht im Klaren ist, was das Ergebnis überhaupt sein kann.

Klären Sie bitte so genau wie möglich, wie das Ergebnis aussehen soll.

Und dann erteilen Sie Ihrem Mitarbeiter explizit die Erlaubnis, mit allen Fragen zu Ihnen kommen zu dürfen.
Aber: die letztliche Entscheidung innerhalb dieser Aufgabe trägt der Mitarbeiter und nicht Sie!
Sie geben ab und Ihr Mitarbeiter nimmt an.

Nur in Ausnahmefällen Rückdelegation

Lassen Sie bitte nur in Ausnahmefällen zu, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen die Aufgabe wieder zurückgibt.
Unterstützen Sie ihn und versichern Sie ihm, dass er das schon schaffen wird.

Nachbesprechung und Kontrolle ist Pflicht

Die Kunst guter Delegation
Nachbesprechung und Kontrolle
Frau mit Stift und Heft in der Hand
Bild von Michal Jarmoluk auf Pixabay

Wenn alles erledigt ist, erfolgt unbedingt eine Nachbesprechung und Kontrolle der Ergebnisse.
Sie muss nicht lang sein (Sie wollen ja Zeit sparen), aber das ist das Instrument, damit Ihr Mitarbeiter erfährt, wie seine Arbeitsleistung war.
Gehen Sie kurz alles durch und LOBEN Sie, wenn immer es etwas zu loben gibt.

Halten Sie fest, was dem Mitarbeiter Schwierigkeiten bereitet hat und wie er damit umgegangen ist. So hat er später einen Nachweis, dass er Probleme lösen kann.
Halten Sie ebenso fest, was alles gut gelaufen ist.
Das stärkt beide.

Habe ich Ihnen eigentlich schon gesagt, dass man seine Mitarbeiter nicht genug loben kann?
Nicht für jede Kleinigkeit.
Aber für eine erfolgreiche Übernahme einer Aufgabe auf jeden Fall.

So, jetzt wissen Sie, wie es geht und können sich in der Kunst der Delegation üben.

Viel Spaß dabei!

PS: Wenn Ihnen eine Tabelle mit den nötigen to-dos weiterhilft, schreiben Sie mir.
Ich schicke Sie Ihnen gerne zu.

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